Know How, Word

Formatvorlagen in Word nutzen und anpassen

Wahrscheinlich nutzen Sie Word, die Textverarbeitung, so wie viele andere auch: Kaum tippen Sie zwei Sätze auf das leere Blatt, schon fangen Sie an, das Erscheinungsbild des Textes zu verändern. Andere Schrift, andere Schriftgröße, der Zeilenabstand, unter Umständen sogar eine Farbe …


Alles Handarbeit

Das Erste, was einem einfällt, ist natürlich die manuelle Formatierung. Glücklich kann sich schätzen, wer die dafür notwendigen Befehle kennt und findet. Im Register Start befindet sich alles, was Sie brauchen.


In den Abschnitten Schriftart und Absatz finden Sie alles, was Sie zur manuellen Formatierung in Word brauchen

Kurze Texte sind so schnell formatiert, aber was, wenn im 34-seitigen Dokument einige Absätze eine Einrückung bekommen sollen? Dann müssen Sie Seite für Seite durchgehen, jede Stelle von Hand nachformatieren und haben am Ende zwei Stellen vergessen und bei weiteren drei stimmt die Einrückung nicht. Manuelles Formatieren dauert also lange und liefert ein schlechtes Ergebnis.


Sie brauchen jetzt gleich einen langen Text

Kleiner Einschub: Sie brauchen zum Mitmachen jetzt gleich einen längeren Text. Sie müssen jetzt aber nicht endlos tippen, Word schreibt einen für Sie. So geht es:

  1. Erstellen Sie ein neues, leeres Dokument und tippen Sie ein: =rand(x,y) Für x tragen Sie eine Zahl ein, die bestimmt, wie viele Absätze der Text haben soll. y legt fest, wie viele Sätze jeder Absatz hat. =rand(30,7) erstellt also 30 Absätze à 7 Sätze, was so ungefähr 6 Seiten Text ergibt.


Die Zauberformel für Blindtext in Word

  1. Drücken Sie danach Enter. Word holt sich den Beispieltext aus den Hilfetexten zum Programm. So haben diese doch noch einen Nutzen.


Blindtext aus den Hilfetexten von Word


Frohes formatieren mit Formatvorlagen

Word kann alles, was Sie zur strukturierten Erstellung von Dokumenten brauchen. Zum Beispiel Formatvorlagen.
Diese haben zwei Aufgaben:

  • Zum einen liefern sie konsistente Formatierungen für den damit formatierten Text. Ach, die Seitenzahl in der Fußzeile soll auf allen 456 Seiten nun grau statt schwarz werden? Mit ein paar Klicks ist die dafür zuständige Vorlage angepasst und der Job damit garantiert vollständig und fehlerfrei erledigt.
  • Zum anderen haben die Formatvorlagen auch strukturierende Eigenschaften. Eine Überschrift sieht nicht nur aus wie eine Überschrift, sondern ist eine Überschrift. Und ruckzuck ist aus Überschriften automatisch ein Inhaltsverzeichnis entstanden.


Wie verwenden Sie nun Formatvorlagen? Von ganz allein. Blicken Sie auf den eben automatisch erstellten Text. Heben Sie den Blick auf das Menüband. Im Register Start sehen Sie die Galerie der Schnellformatvorlagen. Dort ist die Formatvorlage Standard eingerahmt, was bedeutet, dass der gerade geschriebene Text mit dieser Vorlage formatiert ist.


Die Schnellformatvorlagen mit der eingerahmten Formatvorlage Standard

Aha: Word kann nicht »ohne«. Jedes Zeichen im Dokument ist mit einer Vorlage formatiert. Im Normallfall ist das die Vorlage Standard.


Formatvorlagen anpassen

Wenn Ihnen die von Word angebotene Standardschrift nicht passt, dann ahnen Sie jetzt, dass Sie den Text nicht per Hand umformatieren, sondern nur die zugehörige Formatvorlage verändern müssen. So geht es:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Formatvorlage und wählen Sie Ändern.
  2. Im Dialogfenster sehen Sie schon die gebräuchlichsten Funktionen: Schriftart und Schriftgröße, Ausrichtung, Zeilenabstand, …
  3. Alles was man einem Text an Formatierung überstülpen kann, finden Sie unter der Schaltfläche Format. Im aufklappenden Menü haben Sie Kontrolle über die Zeichen- und Absatzformatierung, sowie über eine Menge Dinge mehr, die den Rahmen unserer kleinen Einführung hier meterweit sprengen.


Das Dialogfenster zum Ändern von Formatvorlagen in Word samt ausgeklapptem Format-Menü

Wenn Sie also gerne das Dokument in größerer Schrift setzen würden, wählen Sie den passenden Schriftgrad und klicken auf OK. Schon ändert sich die Schrift im ganzen Text.


Anpassen – der schnelle Weg

Wenn Ihnen das Geklicke in Dialogfeldern zu viel und zu abstrakt ist, dann formatieren Sie mit den vertrauten Werkzeugen manuell. Gerade bei Einrückungen oder Zeilenabständen ist es schön, wenn man gleich sieht, wie man formatiert hat. Haben Sie also einen Absatz nach Wusch formatiert und wollen, dass die zugrundeliegende Formatvorlage die selbe Formatierung hat,

  • Stellen Sie sicher, dass die Schreibmarke im betreffenden Absatz steht
  • Dann klicken Sie die Formatvorlagemit der rechten Maustaste an
  • Und wählen den obersten Eintrag im Kontextmenü: … aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen.
  • Schon ist die Formatvorlage angepasst.



Der Absatz ist per Hand umformatiert und gleich passt sich die Formatvorlage in Word an


Gliedern mit Überschriften

Längere Texte, so wie dieser hier, haben vor allem eine Eigenschaft: Sie sind lang. Um sich im endlosen Band der Sätze zurechtzufinden, gibt es Überschriften. Weiter oben hatte ich schon erwähnt, dass eine Überschrift in Word nicht nur aussieht wie eine, sondern auch eine ist. Aha, was meint die Autorin damit?

  1. Schreiben Sie ein paar Wörter, die eine Überschrift werden sollen, als extra Zeile in ihren Text.
  2. Klicken Sie zur Sicherheit nochmal in die Zeile, die Schreibmarke blinkt im Text. Oben bei den Formatvorlagen sehen Sie, dass diese Zeile natürlich auch die Formatvorlage Standard hat.
  3. In der Galerie stehen Vorlagen, die Überschrift heißen. Naja, eigentlich heißen sie Überschrift 1, Überschrift 2, und so weiter. Wenn Sie mit der Maus auf die Formatvorlage zeigen, sehen Sie im aufpoppenden Infofenster den vollen Namen.
  4. Was Sie noch bemerken: Durch das pure Zeigen auf eine Formatvorlage wird der Text schon umformatiert. Aber nur »zur Ansicht«. Klicken Sie auf die Formatvorlage Überschrift 1, um Ihrem Text die Vorlage Überschrift 1 zuzuweisen.
  5. Formatieren Sie auch andere Überschriften mit der selben Formatvorlage.


Der Text bekommt die Vorlage »Überschrift 1«

Wahrscheinlich sind das jetzt die hässlichsten und unpassendsten Überschriften, die Sie jemals gesehen haben. Keine große Sache: passen Sie die Formatvorlage an.


Unser Beispieldokument mit angepassten Überschriften

Und auch hier ändert sich durch das Anpassen der Vorlage die Formatierung aller Überschriften im ganzen Dokument. Aber was haben Sie noch von der Verwendung der Formatvorlage?


Navigieren mit Überschriften

  1. Wechseln Sie in das Register Ansicht
  2. Setzen Sie den Haken bei Navigationsbereich


Setzen Sie diesen Haken in Word

  1. Linkerhand sehen Sie nun die Gliederung ihres Textes. Durch Klick auf eine Überschrift springt der Text im Hauptfenster an die gewählte Stelle.


Der Navigationsbereich mit einigen Überschriften


Noch ein paar gute Ratschläge

So, die Spitze des Eisberges haben wir freigelegt. Natürlich haben Formatvorlagen noch ein viel größeres Potenzial. Zum Beispiel sorgt ein ordentlich mit Überschriftformatvorlagen formatiertes Dokument dafür, dass Sie reibungslos und automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellen können. Darum wird es in einem anderen Beitrag gehen. Was Sie aber noch beachten und wissen sollten:

  • Formatieren Sie nicht per Hand. Von Hand überformatierte Passagen verlieren ihre zusätzliche Formatierung wieder, wenn Sie etwas an der zugrunde liegenden Vorlage ändern.
  • Formatieren Sie andererseits nicht alles via Formatvorlage. Wenn Sie ein paar Wörter fett oder kursiv im Text haben wollen, muss das nicht unbedingt per Formatvorlage geschehen.

Und ein paar weiterführende Tipps

  • Klicken Sie auf das kleine Pfeilchen rechts unter der Galerie für die Schnellformatvorlagen. Es öffnet sich der Bereich für Formatvorlagen. Wahrscheinblich erst mal als frei schwebendes Fenster. Packen Sie es mit der Maus und schieben Sie es an den rechten Fensterrand von Word. Es rastet dort ein.



Dieses kleine Pfeilchen öffnet zusätzliche Dialogfelder oder wie hier den Bereich Formatvorlagen in Word

  • Es gibt Vorlagen für verschiedene Zwecke: Zeichenformatvorlagen wirken sich nur auf den markierten Text aus, Absatzformatvorlagen gelten für den aktuellen oder markierten Absatz, es gibt auch Formatvorlagen die gleichzeitig Text- und Absatzvorlagen sein können. Unterscheiden können Sie die Vorlagentypen an ihren Symbolen. Das kleine a steht für Textformatvorlagen, die Absatzmarke logischerweise für Vorlagen für Absätze.
  • Mit der Schaltfläche links unten erstellen Sie neue Formatvorlagen. Das aufpoppende Fenster kennen Sie vom Ändern von Vorlagen.



Die Schaltfläche für neue Formatvorlagen

  • Formatvorlagen können voneinander abhängig sein. Sie sehen, wenn Sie die Formatvorlage ändern, den Eintrag Formatvorlage basiert auf. Das bedeutet, dass in der Vorlage nur die Attribute gespeichert werden, die sie von der Basis-Vorlage unterscheiden. Zum Beispiel basiert eine Vorlage für Zitate auf der Vorlage Standard, ist aber kursiv und eingerückt. Ändern Sie jetzt in der Standard-Vorlage die Schriftart oder den Zeilenabstand, wirkt sich das auf die Zitat-Vorlage aus. Diese Abhängigkeiten können nützlich sein, aber auch viele erst mal unerklärliche Phänomene verursachen.



Hier sehen Sie, auf welcher Vorlage die aktuell ausgewählte basiert und weiter unten, wie sie sich von dieser unterscheidet.

  • Es gibt einige eingebaute Vorlagen, die automatisch verwendet werden. Zum Beispiel Vorlagen für Kopf- und Fußzeilen.
  • Manche Vorlagen tauchen im Formatvorlagenbereich erst auf, wenn sie gebraucht werden. Klicken Sie zum Beispiel in die Fußzeile des Dokuments, tauchen die Vorlagen für Kopf- und Fußzeile auf. Die Seitenzahl, die Sie in das Dokument einfügen bekommt auch gleich die Vorlage Fußzeile verpasst. Wollen Sie etwas am Erscheinungsbild der Seitenzahl ändern, passen Sie die Formatvorlage an.



Eingebaute Formatvorlagen tauchen in Word unter Umständen erst bei Bedarf auf

Jetzt haben Sie das »Starterset« zum Verständnis von Formatvorlagen. Und nun gutes Gelingen beim Formatieren von längeren, strukturierten Dokumenten.

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