Know How, PowerPoint

PowerPoint-Folien als PDF speichern

PowerPoint ist der Industriestandard, aber es gibt eine Menge Rechner auf der Welt, die dann doch kein PowerPoint installiert haben. Der sichere Weg ist, diesen Empfängern Ihre Präsentation in einem Format zu schicken, dass sie auf alle Fälle lesen können.

 

Das PDF-Format wurde 1993 von Adobe entwickelt und ist ein plattformunabhängiges Dateiformat, welches dafür sorgt, dass ein Dokument auf jedem Rechner gleich aussieht.

 

So speichern Sie ihre Präsentation als PDF


 

  1. Klicken Sie im Register Datei auf Exportieren (1) In älteren Versionen steht an dieser Stelle Speichern und Senden.
  2. Wählen Sie PDF/XPS Dokument erstellen (2) und dann PDF/XPS Dokument erstellen(3).
  3. Die Schaltfläche für Speichern hießt hier Veröffentlichen (4) und schon haben Sie ein PDF erzeugt.


    Mit den Einstellungen bei Optimieren für erstellen Sie bei Minimale Größe ein PDF mit geringerer Dateigröße, Bilder werden aber in deutlich schlechterer Qualität gespeichert.

Mit PowerPoint erstellen Sie nur ein recht einfaches PDF. Hyperlinks, auch zu anderen Folien in der selben Datei, werden übernommen, aber Multimedia (Audio, Video) Animationen und Folienübergänge nicht.

Wenn Sie mehr wollen, benötigen Sie die Acrobat Software von Adobe. Mit dieser erzeugen Sie PDFs, die Animationen, die meisten Folienübergänge und sogar Videos beinhalten können.

Erzeugen Sie das PDF durch »Drucken«, sind keine Hyperlinks, aktiven oder animierten Elemente enthalten.

 

 

PDF mit Animationen ohne teure Zusatzprogramme

Falls Sie nur die PDF Funktion von PowerPoint zur Verfügung haben, werden Animationen ignoriert. Sie sehen im PDF nur den Zustand, den die Folie in der Normalansicht hat. Der Trick, um doch ein Flair von Animation zu erzeugen: Wandeln Sie die animierten Folien in ein »Daumenkino« um.

 

Sie kennen bestimmt die kleinen Büchlein, die – schnell mit dem Daumen wie ein Stapel Spielkarten durchgeblättert – die geblätterten Seiten wie ein Film wirken lassen.

 

Ein Beispiel: Nehmen wir an, Sie haben eine Folie, auf der nacheinander einige Objekte erscheinen.

  1. Kopieren Sie die Folie. Das geht am Schnellsten, wenn Sie die Folie links im Folienbereich markieren und Strg+D drücken.
  2. Die letzte Folie beinhaltet alle Elemente. Löschen Sie auf den Folien davor die Elemente in umgekehrter Reihenfolge.
 
PDF wie eine Präsentation vorführen

Jetzt sagen Sie vielleicht, dass so ein PDF im Acrobat Reader nicht unbedingt wie eine Präsentation aussieht. Schalten Sie im Acrobat Reader im Menü Anzeige (oder mit Strg+L) in den Vollbildmodus.



Ahh: Sieht aus wie eine richtige Präsentation!

So halten Sie einen Vortrag mit einem PDF. Auf so schöne Dinge wie die Referentenansicht in PowerPoint müssen Sie allerdings verzichten.


Ein PDF hat viele Vorteile: Es ist meist kleiner als die Originaldatei, das Layout ist überall gleich, es beinhaltet keine versteckten Informationen wie Kommentare oder ausgeblendete Folien und der Inhalt lässt sich nicht so leicht verändern. Und Sie können es auf jedem Gerät anzeigen. Kaffeemaschinen ausgenommen. Noch.

 

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