Know How, PowerPoint

Präsentieren mit PowerPoint – Die besten Tipps!

Sie haben es geschafft! Ihr Vortrag steht. Nach vielen Stunden Arbeit, in denen Sie an ihren Kernaussagen und Handlungsempfehlungen geschliffen haben, ist nun auch die letzte Folie Ihrer vortragsunterstützenden PowerPoint-Präsentation fertig. Damit alles glatt geht, können Sie entweder eine Opfergabe an Johannes Chrysostomus entrichten, oder unsere nachfolgenden Tipps beherzigen. Naja, vielleicht hilft auch beides.

 

1.   Farben und Schriften

Falls Sie nicht an genaue Layout-Vorgaben gebunden sind, sollten Sie im Hinblick auf den Vortragsort noch einmal Ihre Präsentation überprüfen:

  • Haben die Folien genügend Kontrast?
    Ein etwas altersschwacher Beamer verschluckt bei Tageslicht sowohl helle als auch dunkle Farbtöne. Was bedeutet, dass zum Beispiel die hellgelben Teile des Diagramms sich nicht mehr vom weißen Hintergrund abheben und die dunkelblaue Beschriftung mit dem roten Kasten zu einer untrennbaren Einheit verschmilzt.



  • Ist die Schrift groß genug?
    Bei einem Vortrag in kleiner Gruppe ist der Abstand zur Projektion oder zum Bildschirm nicht so groß wie in einem Saal. Erhöhen Sie für große Auditorien die Schriftgröße. Mehr im Tipp Probelauf.



Nebenbei erwähnt: Dienen Ihre Folien der Vortragsunterstützung, sollen die Anwesenden dem Redner folgen und nicht die Folien lesen. In diesem Fall sollte eine Folie vom Rezipienten in 2-3 Sekunden »gescannt« werden können. Sie merken: Kein Platz für viel Text. Sollten noch weitere schriftliche Erklärungen nötig sein, gehören die ins Handout, aber nicht auf die Folie.


2.   Notizen nutzen

Frei vortragen ist wunderschön, aber ein paar Stichpunkte zu haben, um im Eifer nichts zu vergessen, ist auch sehr praktisch. Dafür gibt es in PowerPoint die Notizen.

  • Die Notizen befinden Sich in einem Extra-Bereich unter der Folie. Sollte der Bereich nicht zu sehen oder zu klein sein, ziehen Sie mit der Maus die Trennlinie nach oben.



  • Wählen Sie beim Drucken die Notizseiten, werden die Notizen zusammen mit einem kleinen Bild der zugehörigen Folie gedruckt.



Nebenbei erwähnt: Während des Vortrags etwas in der Hand zu halten, kann sehr beruhigend sein. Jeder Schlagersänger hat sein Mikrophon, jeder Moderator seine Moderationskärtchen. Nehmen Sie die ausgedruckten Notizen in die Hand, sollte es im Vortragsraum hell genug sein, können Sie sogar ihre Stichpunkte davon ablesen. Wenn nicht, nutzen Sie die Referentenansicht.


3.   Referentenansicht einrichten

Im abgedunkelten Vortragsraum ist auf Papier Geschriebenes meist nicht gut zu entziffern. Falls Sie eh die ganze Zeit am Notebook stehen, ist die Referentenansicht eine große Hilfe. Sie zeigt ihnen außer den Notizen auch die aktuelle und die nächste Folie, die verstrichene Zeit, die aktuelle Uhrzeit, sowie weitere Informationen.



So richten Sie die Referentenansicht ein:

  • Schalten Sie den Beamer / Präsentationsbildschirm ein und verbinden Sie Ihren Rechner damit.
  • Drücken Sie die Windowstaste und P. Es erscheint das Menü zur Bildschirmauswahl. Wählen Sie Erweitern, damit der Beamer ein anderes Bild als der Rechnerschirm zeigen kann.



  • Wechseln Sie zu PowerPoint. Im Register Bildschirmpräsentation aktivieren Sie den Haken bei Referentenansicht.



  • Drücken Sie F5, um die Präsentation zu starten.
    Sollte jetzt die Referentenansicht in der Projektion erscheinen, stoppen Sie die Präsentation und ändern den Bildschirm.



4.   Mit der Haustechnik vertraut machen

Kümmern Sie sich vor Ihrem Vortrag um die Haustechnik, falls Sie in einem Ihnen unbekannten Vortragsraum präsentieren: Wie funktioniert die Verdunkelung? Wie die Beleuchtung? Welche Anschlüsse hat der Beamer? Wie funktioniert die Tonanlage? Am besten ist es, einen Ansprechpartner oder Techniker in der Nähe zu haben, falls doch irgendwas klemmt.


5.   Probedurchlauf

Aus den vorangegangenen Tipps haben Sie erfahren, dass viele Teile wie Zahnräder reibungsfrei ineinandergreifen müssen, damit der Vortrag wie ein gut geöltes Uhrwerk ablaufen kann. Sollten Sie noch nicht so geübt sein, empfiehlt es sich, den Vortrag zur Probe vor Kollegen, Freunden oder der Familie zu halten, damit Sie ein Gefühl für Länge und Timing bekommen. Aber auch ein technischer Durchlauf ist anzuraten.

  • Testen Sie Ihren Vortrag mit den Geräten, die Sie dann auch beim Vortrag benutzen. So können Sie sicher sein, dass Videos laufen, die Animationen nicht ruckeln und keine Schrift fehlt.
  • Projizieren Sie die detailreichste Folie Ihres Vortrags und gehen Sie im Vortragssaal in die letzte Reihe. Sind die Inhalte noch zu erkennen? Wenn nicht, sollten Sie über größere Schrift und die Entschlackung der Folie nachdenken.

6.   Die Angst vor dem Elfmeter

Ein wenig Aufregung schadet nicht, die macht Ihren Vortrag nur lebendiger. Zu viel Aufregung – vulgo Lampenfieber – ist meist kontraproduktiv. Gegen Lampenfieber gibt es tausenderlei Rezepte, die dem einen helfen und dem anderen nicht. Was auf alle Fälle hilft: Eine gute Vorbereitung. Wenn Sie die oben genannten Punkte beherzigen und darum wissen, dass nichts passieren kann, gibt es einen großen Grund weniger, aufgeregt zu sein.

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