Know How, Word

Seitenzahlen anpassen in Microsoft Word

Microsoft Word als Werkzeug zum Produzieren von sehr vielseitigen Dokumenten weiß natürlich auch, wie man die Seiten durchnummeriert. Normalerweise bekommt die erste Seite die Nummer 1 und dann geht es weiter bis zur letzten Seite.

So fügen Sie Seitenzahlen in ein Dokument ein:


Paginierung starten

Die Seitennummerierung heißt im Fachjargon »Paginierung«. Klingt kompliziert, aber hier macht es ihnen Word einfach. Im Register Einfügen entdecken Sie die Schaltfläche Seitenzahl. Ein Klick darauf und Sie wählen zwischen Seitenzahlen in der Kopfzeile (Seitenanfang), in der Fußzeile (Seitenende) und an anderen, weniger gebräuchlichen Positionen.


Der Dialog zum Einfügen von Seitenzahlen in Microsoft Word

Es gibt verschiedene Grade der Verzierung. Von Einfach bis hin zur mit Schmuckelementen umkränzten Version finden Sie viel. Fügen Sie eine Seitenzahl in Ihr Dokument ein.


Auf drei geht’s los!

Jetzt kann es natürlich sein, dass die erste Seite Ihres Dokuments gar nicht die erste Seite ist. Weil zum Beispiel noch ein Umschlag um das fertig gedruckte Word-Dokument geheftet wird. Also soll die erste Seitenzahl eine 3 sein.

Achtung: Seitenzahlen sind kein »normaler« Text, sondern ein Feld. Also eine Art Rechenanweisung. Formatieren dürfen Sie ein Feld, Text davor und danach ist auch kein Problem.

So passen Sie den Beginn der Seitennummerierung an:

  1. Klicken Sie wieder im Register Einfügen auf Seitenzahl, diesmal aber dann auf Seitenzahlen formatieren.
  2. Bei Beginnen bei tragen Sie den neuen Startwert ein. Fertig.


Das Dialogfeld Seitenzahlenformat und das Ergebnis: Die Seitennummerierung beginnt bei 3


Erst nichts und dann was anderes

Jetzt legen wir noch eine Schippe drauf bei der Formatierung der Seitenzahlen. Vielleicht promovieren Sie gerade. Denn zum Beispiel die Doktorarbeit hat da spezielle Anforderungen:

  • Die ersten Seiten sind ohne Seitenzahl
  • Vorwörter, Danksagungen etc. werden zur Unterscheidung gerne mit römischen Seitenzahlen formatiert
  • Danach kommt der Hauptteil, der »normal« mit arabischen Seitenzahlen ausgestattet wird.


Bevor Sie ans Formatieren gehen, hier ein wenig theoretischer Unterbau. Word ist kein Programm, in dem man Seiten anlegt und dann mit Inhalt füllt, wie Sie das zum Beispiel in PowerPoint machen. Hier läuft das genau anders herum: Der Inhalt bestimmt, wie viele Seiten es werden.

Um den eigentlichen Inhalt herum liegen Kopf und Fußzeile, die streng genommen nicht zum Dokumentinhalt gehören und der ideale Platz für auf jeder Seite immer wiederkehrendes sind. Zum Beispiel für Seitenzahlen.


Einen Abschnitt machen

Ein Dokument kennt nur eine Kopf- und Fußzeile. Sollen aber ab einer gewissen Seite andere Inhalte erscheinen, müssen Sie das Dokument in Abschnitte unterteilen.

In unserem Beispiel sehen Sie verschiedene Seitenzahlenformate. Die ersten Seiten haben keine Seitenzahl, die nächsten die berüchtigte römische Nummerierung und dann kommt der Rest mit der normalen Nummerierung.


Die ersten Seiten eines Buchprojektes mit verschiedenen Seitenzahlformaten

Achtung: Wichtig für die folgenden Operationen ist, dass Sie genau sehen, was Sie machen. Also klicken Sie im Register Start auf das »Bierseidl«, das Symbol zum Anzeigen der »nichtdruckbaren Sonderzeichen«. Das sind Absatzmarken, Leerzeichen und vieles mehr.


Unerlässlich bei der vertieften Arbeit mit Word: Alle Zeichen anzeigen

  1. Fügen Sie als erstes eine Seitenzahl in das Dokument ein.
  2. Klicken Sie dann an die Stelle ins Dokument, an der sich die Fußzeile ändern soll. Und zwar hinter das letzte Zeichen.
  3. Wählen Sie im Register LayoutUmbrücheAbschnittsumbrücheNächste Seite. Dank dem Klick auf das Bierseidl sehen Sie jetzt den Abschnittswechsel im Dokument


    Der sichtbare Abschnittswechsel

  4. Unter Umständen haben Sie jetzt einen Seitenumbruch zu viel im Dokument. Löschen Sie ihn.


    Auch Seitenumbrüche sind nach dem Klick auf das »Bierseidl« sichtbar

Wenn Sie am Anfang des Dokuments in die Fußzeile doppelklicken, sehen Sie die Fußzeile in Abschnitt 1.


Die Fußzeile in Abschnitt 1

In den Kopf- und Fußzeilentools gibt es die Schaltflächen Vorherige und Nächste, mit denen Sie schnell und präzise von Abschnitt zu Abschnitt springen können.


Die Schaltflächen zum Navigieren zwischen verschiedenen Kopf- und Fußzeilen in Word

Ab Abschnitt 2 entdecken Sie eine Zusatzinformation an der Fußzeile: Wie vorherige. Das bedeutet, dass wenn Sie an der Fußzeile im Abschnitt 1 etwas ändern, sich das auch auf Abschnitt 2 auswirkt. Und umgekehrt.


Fußzeilen können miteinander verbunden sein

Klicken Sie in den Kopf- und Fußzeilentools auf die Schaltfläche Mit vorheriger verknüpfen, um sie zu deaktivieren.


Die Schaltfläche um die Verknüpfung der Fußzeilen aufzuheben

Jetzt können Sie die Seitenzahl im ersten Abschnitt löschen, ohne dass das Auswirkungen auf den Rest des Dokuments hat. Verlassen Sie die Fußzeile durch einen Doppelklick auf den Dokumentinhalt wieder.

Legen Sie noch einen Abschnittswechsel an. Wieder das gleiche Vorgehen:

  • An den gewünschten Ort im Dokument navigieren
  • Register LayoutUmbrücheAbschnittsumbrücheNächste Seite.
  • einen Seitenumbruch löschen
  • Gehen Sie in die Fußzeile und zum neuen Abschnitt 3 und heben Sie die Verknüpfung mit dem vorherigen Abschnitt auf.

Numerus Page in lingua mortua est

Abschnitt 2 soll mit römischen Seitenzahlen formatiert werden. Nichts leichter als das.

  • Doppelklicken Sie in die Fußzeile, stellen Sie sicher, dass Sie sich auch in Abschnitt 2 befinden.
  • Auch in den Kopf- und Fußzeilentools gibt es etwas weiter links das Icon Seitenzahl. Klicken Sie darauf und wählen Sie Seitenzahlen formatieren.
  • Bei Zahlenformat wählen Sie römische Zahlen. Achtung, ganz unten in der Liste gibt es auch große römische Zahlen.


    Römisches Zahlenformat bei den Seitenzahlen in Word

Seitenzahlen formatieren

Jetzt haben Sie sich mit der Startseitenzahl und Zahlenformaten herumgeschlagen, aber was, wenn die Seitenzahl einfach nur größer werden oder eine andere Schrift bekommen soll? Dann wenden Sie sich der passenden Formatvorlage zu.

  • Öffnen Sie mit einem Klick auf das winzige Pfeilchen unter den Schnellformatvorlagen den Arbeitsbereich Formatvorlagen.


    Das oft übersehene Pfeilchen in den Abschnitten des Menübandes

  • Die Vorlage Fußzeile ist auch für die Seitenzahlen zuständig. Klicken Sie die Vorlage mit rechts an, wählen Sie Ändern und ändern Sie das Format nach Bedarf.


Ändern Sie die Formatvorlage für die Fußzeilen nach Bedarf

So, jetzt wissen Sie eine ganze Menge: Wie Sie überhaupt Seitenzahlen in ein Word-Dokument einfügen, wie Sie die Seitenzahlen formatieren, das Zahlenformat ändern und in einem Dokument dank Abschnitten unterschiedliche Arten der Paginierung verwirklichen können. Viel Spaß bei der nächsten Doktorarbeit oder einem Buchprojekt.

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