Know How, PowerPoint

Seitenzahlen in PowerPoint – Teil 2: Einfügen und Ändern

Streng genommen besteht eine PowerPoint-Präsentation gar nicht aus Seiten, sondern aus Folien. Und darum heißt es auch Foliennummer und nicht Seitenzahl. Behalten Sie das im Hinterkopf, wenn Sie in PowerPoint nach den »Zahlen da im Eck« suchen.

 

Foliennummern sind also die Seitenzahlen von PowerPoint. Man lernt sie schnell zu schätzen, wenn der Kollege eine Änderung »auf der gelben Folie ziemlich weit hinten« haben will, oder Ihnen der Ausdruck der 50-Folien-Präsentation vom Tisch fällt und Sie die Blätter wieder in die richtige Reihenfolge bringen müssen.

Foliennummern können erstaunlicherweise viel Ärger machen. Denn die Foliennummer hat oft mit der Fußzeile und immer mit dem Master zu tun. Das bedeutet, dass wenn die Foliennummern sich komisch verhalten, die Fehlersuche etwas komplex werden kann.


Foliennummern einfügen

  • Klicken Sie auf Einfügen – Kopf- und Fußzeile.
  • Aktivieren Sie das Häkchen bei Foliennummer.
  • Klicken Sie auf Für alle übernehmen.


So, jetzt sollte auf jeder Folie eine wohlfeil formatierte Nummer erscheinen.


Fußzeilen auf den Folien zurücksetzen

Ist auf den Folien der Fußzeileninhalt ungewollt unterschiedlich, dann

  • Navigieren Sie zu einer Folie, bei der die Fußzeile stimmt.
  • Klicken Sie auf Einfügen – Kopf- und Fußzeile.
  • Und klicken Sie auf Für alle übernehmen

Jetzt sollte auf den Folien ein wunderbarer Gleichklang bezüglich der Fußzeilen und somit der Foliennummern herrschen. Wenn das nicht der Fall ist, müssen Sie einen Blick hinter die Kulissen werfen, um die ganze Foliennummernsache richtig einzustellen.


Foliennummern einfügen, Methode I

Wenn Sie ein »ganz normales« Präsentationslayout verwenden, gibt es im Master einen Platzhalter für die Foliennummer.



Klicken Sie im Register Ansicht auf Folienmaster und scrollen Sie im linken Übersichtsbereich ganz nach oben. Die etwas größere, erste Folie ist der Master. Dort sind die Platzhalter für Titel, Inhalt und drei Fußzeilenelemente zu sehen.

Die kleineren »Folien« sind die Folienlayouts. Auch hier erkennen Sie die Platzhalter für die Foliennummer.


Die Master und die Fußzeile

Im Master sind also Format und Position der Fußzeile gespeichert. Eine Präsentation kann mehrere Master beinhalten. Das kann Absicht sein, passiert auch schnell aus Versehen, wenn Folien aus verschiedenen Präsentationen zusammenkopiert werden.

Wenn sich Foliennummern und Fußzeilen auf verschiedenen Folien unterschiedlich verhalten, sehen Sie nach, ob nicht mehrere Master die Ursache dafür sind. Am einfachsten geht das im Dialog für die Auswahl des Folienlayouts. Hier sehen Sie schnell, ob mehrere Master in der Präsentation vorhanden sind.



Hier sehen Sie ein Beispiel mit mehreren, identischen Mastern in einer Präsentation. Überzählige Master löschen Sie in der Masteransicht.

Aber Vorsicht: Nicht immer ist »mehr als ein Master« ein Fehler. Fragen Sie im Zweifel nach, bevor Sie wichtige Formatierungsgrundlagen entfernen.


Einen PowerPoint-Master löschen

  • Klicken Sie im Register Ansicht auf Folienmaster.
  • Scrollen Sie im rechten Fenster bis zum überzähligen Master.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Master und wählen Sie Master löschen.



Die Foliennummer erscheint nicht auf jeder PowerPoint-Folie

Nicht jedes Layout muss einen Platzhalter für die Foliennummer beinhalten, so wie im Bild das erste Folienlayout. Ohne die Platzhalter taucht auch keine Foliennummer auf. Das ist auf Titel- und Zwischenfolien oft gewünscht.



Soll die Foliennummer eine andere Formatierung oder Position bekommen, formatieren Sie den Platzhalter im Master, die Folienlayouts erben die Änderung.

Haben Sie – aus Versehen – auf einem Folienlayout den Platzhalter formatiert, erbt dieses Folienlayout die Formatierungen vom Master nicht mehr.


So setzen Sie die Fußzeile auf einem Folienlayout zurück

  • Wechseln Sie in die Masteransicht.
  • Klicken Sie auf das anzupassende Folienlayout.
  • Deaktivieren Sie im Register Folienmaster das Häkchen bei Fußzeilen und setzen Sie es wieder. Die Fußzeile verschwindet und wird frisch vom Master übernommen. Jetzt funktioniert auch die »Vererbung« wieder.



Foliennummern einfügen, Methode II

Die standardmäßigen Platzhalter für die Fußzeilen können Sie auch in der normalen Folienansicht von jeder Folie einzeln löschen, verschieben, umformatieren oder mit anderem Inhalt füllen. Diese Freiheit ist nicht immer gewünscht und dann wird eine andere Methode für die Platzierung der Foliennummer gewählt.

Hier sehen Sie eine Foliennummer, im dazugehörigen Dialogfeld ist aber nichts eingetragen.



Die Lösung dieses Rätsels liegt wieder im Master. Klicken Sie auf AnsichtFolienmaster und scrollen Sie ganz nach oben, um auf den Master zu blicken.



Aha, in der Ecke das Masters ist das Zeichen für die Foliennummer zu sehen, aber es ist kein gestrichelter Rahmen vorhanden, wie es bei Platzhaltern üblich ist.

Hier wurde ein normales Textfeld auf die Masterfolie platziert. Im Register Einfügen gibt es die Möglichkeit, eine sich automatisch aktualisierende Foliennummer in ein Textfeld einzufügen.



Ein Textfeld auf der Masterfolie kann in der normalen Folienansicht oder auf den einzelnen Folienlayouts nicht verändert werden. Der Dialog für die Kopf- und Fußzeilen ist in diesem Fall auch nutzlos. Sie können sich auch weitere Textkästen vorstellen: Mit dem Datum, dem Firmennamen …


Methode I oder Methode II?

Wenn Sie wollen, dass niemand leichtfertig auf einzelnen Folien die Fußzeile verändert, wählen Sie den Weg mit den Textfeldern auf dem Master.

Wenn Sie gerne flexibel sind und zum Beispiel auf einer Folie die Fußzeile samt Foliennummer verschwinden lassen wollen, weil ein großes Diagramm dem Folienrand gefährlich nahe kommt, verwenden Sie die Methode mit den Standard-Platzhaltern, die Sie löschen und wieder einfügen können.


Gesamtfolienzahl einfügen

Vielleicht kennen Sie aus Word-Dokumenten die Angabe »Seite x von y«. Im Gegensatz zu Word kann PowerPoint die Gesamtfolienzahl nicht automatisch berechnen. Tragen Sie sie von Hand im Platzhalter für die Foliennummer ein, wenn Sie wollen, dass die Zuhörer wissen, wie viel Folien sie noch zu erwarten haben.

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