Know How, PowerPoint

So verwenden Sie die Notizen in PowerPoint – Teil 1: Papier

Schön ist es, wenn man einen Vortrag frei halten kann. Druckreife Formulierungen und eine bestechend logische Struktur sprudeln einfach nur so aus einem heraus. Bevor wir alle weiter träumen, gestehen wir uns ein, dass gewisse Formulierungshilfen und inhaltliche Anstöße einen positiven Effekt auf unseren Vortrag haben. Jeder Moderator hat Moderationskarten, aber was haben wir PowerPointer?


Mit den PowerPoint-Notizen durch den Vortrag hangeln

Genau, wir haben die Notizen. Diese sind dafür gedacht, eben Anmerkungen, Regieanweisungen oder Zusatzinformationen für den Redner aufzunehmen. Sehr praktisch, dass diese mit der Präsentation gespeichert werden. So kann man sie nicht vergessen. Aber wo sehen Sie die Notizen?

Die Schaltfläche für den Notizbereich

Der klassische Weg ist, im Register Ansicht auf die Schaltfläche Notizen zu klicken. Es erscheint der Notizbereich unterhalb der Folie. Packen Sie die Trennlinie mit der Maus und vergrößern Sie den Notizbereich nach oben. Was Sie auch machen können: Einmal auf die Schaltfläche für die Normalansicht klicken, dann erscheint der Notizbereich auch. Oder Sie ziehen gleich die immer sichtbare Trennlinie zum Notizbereich mit der Maus nach oben.

Den Notizbereich vergrößern Sie mit der Maus

Nun schreiben Sie Ihre Anmerkungen und Anweisungen für jede Folie in den Notizbereich. Schreiben Sie keine Sätze und Romane. Nur Stichpunkte und Schlüsselwörter. Sie haben keine Zeit, während ihres Vortrags viel Text zu lesen.

Der vergrößerte Notizbereich mit einigen Stichpunkten


Nur was man Schwarz auf Weiß besitzt …

Eine Möglichkeit, die Notizen in Ihrem Vortrag zu verwenden, besteht darin, sie vorher auszudrucken. Die Ausdrucke halten Sie dann wie Moderationskärtchen in der Hand. Das verbessert die Körpersprache, denn das unter Umständen hilflos wirkende Gestikulieren wird reduziert. So drucken Sie die Notizen aus:

  1. Klicken Sie im Register Datei wie gewohnt auf Drucken.
  2. In den Einstellungen wählen Sie aber statt Ganzseitige Folien die Notizseiten
  3. Klicken Sie noch nicht auf Drucken.


Die Notizenseiten kurz vor dem Ausdruck

Der Nachteil des Ausdrucks: Es muss hell genug sein im Vortragsraum, sonst ist es mit dem Entziffern der Notizen nicht weit her. Und Sie müssen den Text ohne Lesebrille entziffern können.


Read it like Köpcke

Bevor es Teleprompter gab, lasen die Tagesschausprecher die Nachrichten von Papier ab. Wenn Sie alte Sendungen ansehen, werden Sie bemerken, dass die Sprecher alle 2-3 Sätze ein neues Blatt nehmen. Das lässt Rückschlüsse auf die Schriftgröße zu.


Raus aus Liliput

Drucken Sie die Notizen aus, werden Sie bemerken, dass die Schriftgröße üblicherweise bei 12 Punkten liegt. Das ist zum Selbststudium unter der Leselampe eine wunderbare Größe, auf Entfernung im Zwielicht werden Sie den Text nur mühevoll entziffern können. Anstatt auf jeder Seite den Schriftgrad zu verändern, wenden Sie sich dem Notizenmaster zu. So geht es:

  1. Klicken Sie im Register Ansicht auf Notizenmaster
  2. Den Platz auf dem Blatt teilen sich gerecht eine Vorschau der Folie und der Rahmen für den Notizentext. Nachdem wir alle hoffen, dass Sie wissen was auf den Folien zu sehen ist, verkleinern Sie die Folienvorschau.
  3. Packen Sie dazu das Bild der Folie an einer Ecke an und ziehen Sie sie nach innen. Wenn Sie dabei die Strg-Taste gedrückt halten, bleibt das Bild mittig auf der Folie
  4. Jetzt vergrößern Sie den Rahmen für die Notizen in alle Richtungen. Je mehr Platz umso besser. Achten Sie aber darauf, dass die Ränder nicht zu schmal für den Drucker werden. Einen knappen Zentimeter müssen Sie übrig lassen.
  5. Klicken Sie auf den Rand des Textplatzhalters und wählen Sie einen größeren Schriftgrad. Ich empfehle so um die 20 Punkte.
  6. Schließen Sie die Masteransicht wieder. Wenn Sie jetzt Drucken, sehen Sie schon in der Druckvorschau das geänderte Layout. 

    
Das Notizenseitenlayout vorher und nachher


Verwechslungsgefahr Notizseite

Im Register Ansicht sehen Sie nicht nur den Notizenmaster, sondern auch die Notizenseite. Diese Ansicht ist dazu gedacht, Notizen mit etwas mehr Formatierungsmöglichkeiten für die jeweilige Folie eingeben zu können. Aber genauso wie im Notizenmaster können Sie hier die Voransicht der Folie verkleinern und den Textkasten umformatieren. Aber das gilt dann nur für diese eine Folie.

Nicht verwechseln: Notizenseite und Notizenmaster


Notizenseiten vereinheitlichen

Haben Sie für eine Folie die Notizenseite verändert, reagiert diese nicht mehr auf Änderungen im Notizenmaster. So schaffen Sie für diese Folie wieder Gehorsam und Einheitlichkeit:

  1. Wechseln Sie in die Ansicht Notizenseite
  2. Klicken Sie neben die Notizenseite
  3. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Notizenlayout
  4. Setzen Sie den Haken bei Aktuelle Masterformate erneut übernehmen
  5. Jetzt sieht die Seite wieder aus wie im Master angegeben.

Wenn Gott ein Baum ist: Referentenansicht statt Ausdruck

Sie haben erfahren, dass die Notizen ein wunderbares Werkzeug sind, um sich durch die Präsentation zu hangeln. Und wir haben zusammen den Notizenmaster angepasst, damit Sie wenigstens eine theoretische Chance haben, das Notierte im Halbdunkel lesen zu können.

Aber optimal ist das nicht. Ausdrucke sind schlecht für die Umwelt und Unterlagen auf Papier können überdies vergessen werden oder verloren gehen. Nutzen Sie den Vorteil, dass die Notizen in der PowerPoint-Datei gespeichert sind und lesen Sie Ihre Anmerkungen elektronisch. Dabei hilft die Referentenansicht, die ihnen die Notizen auf dem Bildschirm zeigt. Wie Sie mit der Referentenansicht umgehen, zeigt Ihnen die nächste Folge des PowerPoint-Know-Hows.

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