Know How, PowerPoint

So verwenden Sie die Referentenansicht in PowerPoint – Teil 2: Kein Papier

Falls Sie eifriger Leser unserer PowerPoint Tipps & Tricks sind, haben Sie vielleicht den Artikel über die Verwendung der Notizen in PowerPoint gelesen. Wenn nicht, ist hier der Link.


 

Die Notizen unter der PowerPoint-Folie

Kurz zusammengefasst haben wir festgestellt, dass kleine Hilfen für den Vortragenden ein Segen sind, Ausdrucke auf Papier aber vielleicht nicht das beste Medium, um in einem abgedunkelten Raum die Notizen auch entziffern zu können.

Ein Monitor ist da viel praktischer und PowerPoint hat mit der Referentenansicht eine Funktion, die Ihnen erlaubt, auch in stockdunkler Nacht lesen zu können.


Die Referentenansicht, Steuerzentrale für den Vortragenden


Mehrere Monitore erweitern den Blick

Für die Verwendung der Referentenansicht benötigen Sie zwei Monitore. Die haben Sie normalerweise auch in einem Vortragsraum. Der erste Monitor ist der Beamer, der zweite der Bildschirm in Ihrem Notebook. So bringen Sie beide Monitore zum Erleuchten:

  • Schalten Sie zuerst den Beamer an
  • Stecken Sie den Beamer an Ihr Notebook
  • Schalten Sie jetzt das Notebook an. Mit dieser Vorgehensweise erkennt das Notebook den Beamer mit hoher Wahrscheinlichkeit als zweiten Monitor.
  • Melden Sie sich an, starten Sie PowerPoint. Wahrscheinlich sehen Sie auf beiden Bildschirmen das gleiche Bild.
  • Drücken Sie die Tastenkombination Windows-Taste und P.


    Der Dialog zum Erweitern der Darstellung in Windows

  • Klicken Sie auf Erweitern. Jetzt sehen Sie unterschiedliche Dinge auf Beamer und Bildschirm.
  • Falls PowerPoint jetzt auf dem Beamerbild erscheint, ziehen Sie das Programm auf den Notebook-Bildschirm. Windows geht davon aus, dass beide »Monitore« nebeneinander stehen. Sie finden bestimmt schnell heraus, in welche Richtung Sie das PowerPoint-Fenster ziehen müssen.
  • Wechseln Sie in PowerPoint in das Register Bildschirmpräsentation. Setzen Sie den Haken bei Referentenansicht.


    So aktivieren Sie die Referentenansicht in PowerPoint

  • Jetzt starten Sie die Bildschirmpräsentation. Am schnellsten geht das mit der Taste F5.
  • Sollte nun die Referentenansicht auf dem Beamer und die Präsentation auf den Notebook-Bildschirm erscheinen, klicken Sie oben in der Referentenansicht auf Anzeigeeinstellungen und tauschen die Monitore.

 

Schnell haben Sie die Referentenansicht auf dem richtigen Monitor


Verflixte Technik

Huh, lange Liste. Sie werden sehen, dass es im wahren Leben viel einfacher sein kann (alles zusammenstecken, F5 drücken und fertig), aber auch viel komplizierter, weil zum Beispiel das Notebook partout nicht mit dem Beamer sprechen will. Auch über Kabel, Stecker und die verschiedenen Anschlüsse könnte ich noch Seiten schreiben. Machen Sie unbedingt vorher einen kleinen Testlauf an Ort und Stelle, damit auch alles läuft, wenn der Vortrag beginnen soll.


Die Referentenansicht

Wer die Referentenansicht aus früheren Versionen von PowerPoint kennt, wird sich freuen, dass sie jetzt in schwarz erscheint. So wird man nicht mehr so stark bläulich von unten beleuchtet. Was bietet Ihnen die Referentenansicht im Einzelnen?

 

Die Referentenansicht in PowerPoint mit ihren Funktionen

  1. Hier sehen Sie die Notizen.
  2. Mit den Schaltflächen vergrößern Sie die Schrift.
  3. Verschieben Sie die Trennlinien, um noch mehr Platz für den Notiztext zu haben.
  4. Hier sehen Sie die nächste Folie. Sehr praktisch zu wissen, was auf einen zukommt.
  5. Diese Menüleiste bietet drei Funktionen: Die Taskleiste auf dem Präsentationsbildschirm anzeigen. Sehr praktisch, wenn Sie »mal eben schnell« zu Excel oder so wechseln wollen. Die Funktion zum Tauschen der Bildschirme kennen Sie schon. Und dann hat es noch eine Möglichkeit, die Bildschirmpräsentation elegant zu beenden.
  6. Über der aktuellen Folie sehen Sie die bislang verstrichene Zeit. Den Timer können Sie anhalten und / oder neu starten. Rechts wird noch die Uhrzeit dargestellt.
  7. Hinter dem Stift verbergen sich einige Werkzeuge zum Kennzeichnen von Inhalt auf der Folie. Diese Freihandanmerkungen können Sie am Ende der Präsentation sogar speichern.
  8. Alle Folien anzeigen bringt die Foliensortierung in die Referentenansicht. Klicken Sie auf eine Folie und springen Sie in der Bildschirm-Präsentation zu dieser.
  9. Die Lupe vergrößert einen Ausschnitt der aktuellen Folie. Klicken Sie in die aktuelle Folie auf der Referentenansicht. Mit gedrückter Maustaste verschieben Sie den Ausschnitt.
  10. Wenn PowerPoint Pause machen soll, zum Beispiel weil sich gerade eine Diskussion entspinnt, müssen Sie nicht unbedingt den Beamer ausschalten, ein Klick auf diese Schaltfläche schaltet die Projektion auf Schwarz.
  11. Hinter drei Punkten verstecken sich immer noch mehr Optionen, die aber alle selbsterklärend sind.

Experimentieren und üben Sie mit der Referentenansicht. Das ist Ihre Kommandozentrale und je sicherer Sie agieren umso besser können Sie sich auf Ihren Vortrag konzentrieren.

 

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