Know How, PowerPoint

Tabellen und Diagramme aus Excel in PowerPoint einfügen

PowerPoint ist bei Tabellen ein größerer Meister als Excel und kann Diagramme genauso gut. Aber manchmal hat man eben Tabellen oder Diagramme in Excel und würde sie gern auch in der Präsentation verwenden. So fügen Sie Tabellen und Diagramme zu einer PowerPoint-Präsentation hinzu.

 

Die markierte Tabelle in Excel


Eine Excel-Tabelle auf eine Folie kopieren
  • Markieren Sie in Excel die Tabelle und kopieren Sie sie mit Strg + C.
  • Wechseln Sie zu PowerPoint und klicken Sie auf die Folie, auf der die Tabelle erscheinen soll.
  • Fügen Sie die Tabelle mit Strg + V

Jetzt kann zweierlei passieren:

  • Existiert ein leerer Platzhalter, der (auch) Tabellen aufnehmen kann, wird beim Einfügen der Platzhalter durch die Tabelle ersetzt. Setzen Sie das Folienlayout zurück, wird die Tabelle praktischerweise an der linken oben Ecke des Platzhalters ausgerichtet.
  • Hat der Platzhalter schon Inhalt oder existiert kein passender Platzhalter, erscheint die Tabelle irgendwo auf der Folie.

Der Smarttag mit all seinen Optionen

 

Wenn Sie sich die frisch eingefügte Tabelle ansehen, werden Sie das kleine Kästchen am rechten unteren Eck bemerken. Das ist ein sogenannter Smarttag, der immer auftaucht, wenn Sie irgendwo irgendwas einfügen. Die Optionen sehen Sie, wenn Sie auf den Tag klicken. Für das Einfügen einer Excel-Tabelle wird folgendes angeboten:

  1. Zielformatvorlagen verwenden. Egal, wie die Tabelle in Excel aussieht, jetzt sieht sie so aus, wie es das Design in PowerPoint vorsieht. Minus die Schriftgröße, die bleibt erstmal so, wie in Excel festgelegt.
  2. Ursprüngliche Formatierung beibehalten. Mit dieser Option wird die Tabelle mit der gleichen Formatierung wie in Excel eingefügt.
  3. Einbetten. Hier erscheint zum einen die Tabelle auch im Original Excel-Layout zum anderen wird die Excel-Datei in die Präsentation eingebettet. Und zwar nicht nur die Tabelle, sondern die ganze Excel-Arbeitsmappe mit allen Blättern, Formeln, geheimen Quelldaten und so weiter und so fort! Eine Option, die Sie bestimmt nicht leichtfertig nutzen wollen.
  4. Grafik. Mit dieser Option fügen Sie die Tabelle als Bild ein. Sehr nützlich, wenn ansonsten komplizierte Formatierungen verloren gingen. Am Inhalt ändern können Sie dann aber in PowerPoint nichts mehr.
  5. Nur den Text übernehmen. Die letzte Option fügt die Tabelle als Textkasten ein. Ränder und Füllungen verschwinden, »positioniert« sind die Zellinhalte mit Hilfe von Tabulatoren. Falls Sie die Inhalte der Tabelle in Fließtext verwandeln wollen, ist das bestimmt eine praktische Option.

Die Standardoption ist nicht ohne Grund gleich die erste. Meist werden Sie doch die Excel-Tabelle an das Präsentationsdesign anpassen wollen.

Die unbearbeitete Excel-Tabelle im Zielformat. Nunja.

Wobei es noch einiges nachzuformatieren gibt. Wie schon erwähnt, wird die Schriftgöße aus Excel übernommen und muss angepasst werden. Was Excel auch nicht kennt: Zelleninnenräder. Auch da werden Sie noch Hand anlegen müssen.

Die nachformatierte Tabelle in Excel


Ein Excel-Diagramm in eine PowerPoint-Folie einfügen

Da ist ein Excel-Diagramm, welches auf einer Folie erscheinen soll.

Das Diagramm auf dem Excel-Batt

So fügen Sie das Excel-Diagramm auf einer PowerPoint-Folie ein:

  • Markieren Sie das Diagramm in Excel und kopieren Sie es mit Strg +C in die Zwischenablage.
  • Wechseln Sie zu PowerPoint. Hat die Folie einen Platzhalter in dem das Diagramm erscheinen soll, markieren Sie den Platzhalter mit einem Klick auf dessen Rand und fügen das Diagramm mit Strg + V ein. Das Diagramm füllt den ganzen Platzhalter aus
  • Markieren Sie nichts, wird das Diagramm als freies Objekt eingefügt.


Auch hier taucht der Smarttag an der unteren rechte Ecke auf.

Der Smarttag bei frisch eingefügten Diagrammen

Die Optionen sind:

  1. Zieldesign verwenden und Arbeitsmappe einbetten. Das Diagramm wird gemäß der Vorgaben des PowerPoint Designs formatiert – zumindest an manchen Stellen, dazu aber gleich mehr – und die Arbeitsmappe eingebettet. Die ganze Arbeitsmappe! Wie schon oben beim Einfügen einer Tabelle erwähnt, ist das keine gute Option. Die ganze Arbeitsmappe mit all ihren Blättern kann eine Menge Daten enthalten, die in der Präsentation nichts verloren haben.
  2. Ursprüngliche Formatierung beibehalten und Arbeitsmappe einbetten. Das selbe Sicherheitsrisiko wie oben, nur mit dem Zusatzumstand, dass das Diagramm störrische seine in Excel bekommene Formatierung behält.
  3. Zieldesign verwenden und Daten verknüpfen. Ah, kein Einbetten mehr. Warum Sie die Verknüpfung unter Umständen auch nicht glücklich macht, erzähle ich gleich weiter unten.
  4. Ursprüngliche Formatierung beibehalten und Daten verknüpfen. Jetzt wieder in Excel-Formatierung mit Datenverknüpfung.
  5. Das Diagramm wird als Bild eingefügt. Immerhin kann es keinen Daten-GAU geben, weil keine Excel-Datei mit eingefügt wird. Aber formatieren können Sie auch nichts mehr. Und wenn Sie das Diagramm vergrößern müssen, verliert es – wie jedes Pixel-Bild – an Qualität.

Ist das Zielformat das Zielformat?

In meinem Beispiel hat irgendjemand das Diagramm in Excel mit einer Diagrammformatvorlage formatiert. »Schick« sieht es aus mit den transparenten Datenbalken und dem Verlauf im Hintergrund. Aber halt nicht so, wie Diagramme in der Präsentation aussehen sollen. Zielformat übernehmen passt zwar die Farben an, ändert aber nicht die Diagrammvorlage. Da müssen Sie selbst Hand anlegen. Und wie bei den Tabellen wird auch die Schriftgröße unverändert aus Excel übernommen.

Die Diagrammformatvorlagen. Mit einem Klick ändern Sie die Formatierung des ganzen Diagramms.


Verknüpfen ist besser … oder?

Die Risiken beim Einbetten von ganzen Arbeitsmappen, nur weil man eine kleine Tabelle oder ein Diagramm auf einer Folie zeigen will, habe ich schon erwähnt. Die einzige andere Möglichkeit ist Verknüpfen.

Gerne verknüpft man Daten, wenn der Stand sich häufig ändert, aber immer aktuell sein muss. Bei Präsentationen würde ich zweimal überlegen, bevor ich Daten verknüpfe. Verlässt man sich doch auf den Zustand der Folien, wenn man seinen Vortrag vorbereitet. Sind dann im Augenblick des Projizierens plötzlich andere Daten im Diagramm zu sehen, komme ich als Vortragende schnell ins Stottern.

Dann gibt es noch etwas zu bedenken: Wollen Sie das verknüpfte Objekt verändern, brauchen Sie Zugriff auf die Quelldaten. Sind die nicht da, bekommen Sie nur eine Fehlermeldung.

Fehlt die Quelldatei, hilft auch das Bearbeiten der Verknüpfung nichts

Formatieren können Sie das Diagramm noch, aber die Daten bearbeiten, Werte ein- oder ausblenden geht nicht mehr.

In der Praxis habe ich schon oft erlebt, dass jemand aus den Daten einer schnell hingerechneten Excel-Datei ein Diagramm erzeugt hat und dieses in PowerPoint als Verknüpfung eingefügt. Die Excel-Datei als Zwischenschritt war nie gespeichert oder wird wieder gelöscht. Das Resultat: Ein Diagramm ohne Datentabelle und darum nie wieder zu verändern.


Diagramme aus Excel – der bessere Weg

Wenn Sie all die oben aufgeführten Nachteile und Gefahren zusammenfassen, kommen Sie vielleicht auch zu dem Schluss, dass es unter Umständen keine zufriedenstellen Möglichkeit gibt, Diagramme aus Excel in eine PowerPoint-Folie einzufügen. Darum schlage ich folgende Vorgehensweise vor:

  • Erstellen Sie ein neues Diagramm in PowerPoint. Der Vorteil: Es sieht genauso aus, wie Diagramme in Ihrem PowerPoint-Layout definiert sind.
  • Kopieren Sie die nötigen Daten aus Excel in die Datentabelle des neuen Diagramms, Achtung: Auch hier gäbe es die Möglichkeit, die Daten zu verknüpfen. Nur funktioniert das nicht. Es gibt nur eine krude Fehlermeldung. Wir sind aber eh mit dem Einfügen zufrieden.

Und nun haben Sie das beste aus allen Welten:

  • Ein ordentlich formatiertes Diagramm ohne Nacharbeit.
  • Nur die Daten in der Präsentation, die Sie auch zeigen wollen.
  • Keine Gefahr, dass das Diagramm nicht mehr zu bearbeiten ist, weil die verknüpften Daten fehlen.
  • Und Sie hatten trotzdem keine Tipparbeit und konnten keine Fehler beim Übertragen der Daten machen.

So und jetzt viel Erfolg beim Zähmen des Gespanns Excel – PowerPoint!

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