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Word: Inhaltsverzeichnis schnell und einfach erstellen

Sie kennen das: man schreibt ein kleines Essay über die Partizipation des Proletariats an persuasiven Performationen und schnell sind mit These, Antithese und Synthese 138 Seiten geschrieben. Natürlich habe Sie alles schön in Kapitel und Unterkapitel unterteilt, aber um zu wissen, wo Kapitel 16 anfängt, brauchen Sie ein Inhaltsverzeichnis.


Ein Inhaltsverzeichnis in Microsoft Word


Vorzügliche Formatvorlagen

Voraussetzung für das Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses ist, dass Word weiß, wo ein Kapitel anfängt. Am einfachsten gelingt das, wenn Sie die Überschriften mit den passenden Formatvorlagen formatiert haben. Falls Sie nicht wissen, was Formatvorlagen sind und Sie ihren Text manuell auf reine Optik formatiert haben, wird es jetzt ungemütlich. Denn ohne die Verwendung von Formatvorlagen ist das Erstellen eines automatischen Inhaltsverzeichnisses unmöglich.


Eine mit der passenden Formatvorlage formatierte Überschrift in Word


Warum schreibe ich das Inhaltsverzeichnis nicht selber?

Gerne können Sie alle Kapitel-Titel auf einer Seite nochmals eintippen und dann nachsehen, auf welcher Seite der Titel steht. Aber dann fügen Sie in Kapitel 12 noch einen Absatz ein, was Kapitel 13 eine Seite weiter schubst, die Grafik aus Kapitel 5 muss doch wieder entfernt werden, was alle nachfolgenden Seiten … Sie sehen: Viel Aufwand für ein unpräzises Ergebnis. Lassen wir lieber Word die Arbeit machen.


Word Formatvorlagen verwenden

Hier nur ein winziger Schnellkurs: Word bietet von Haus aus Formatvorlagen für alle möglichen Zwecke. Verwenden Sie sie. Formatvorlagen sind nicht nur Gestaltungshilfsmittel, sondern bringen auch Logik in ein Dokument. Eine Überschrift ist also eine Überschrift, weil sie mit der Formatvorlage »Überschrift« formatiert ist. Gefällt Ihnen die Optik nicht, ändern Sie die Formatvorlage. Die Information »Überschrift« bleibt bestehen. Und mit dieser Information erstellt Word das Inhaltsverzeichnis.


Inhaltsverzeichnis in ein Word Dokument einfügen

  1. Setzen Sie die Schreibmarke an die Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis erscheinen soll.
  2. Klicken Sie im Register Referenzen auf die Schaltfläche Inhaltsverzeichnis.
  3. Es gibt zwei automatische Inhaltsverzeichnisse zur Auswahl, die sich nur durch den Titel unterscheiden. Wählen Sie eines.
  4. Haben Sie ihren Text brav mit den vorhanden Überschriftsformaten formatiert, ist das Inhaltsverzeichnis schon fertig. Es zeigt die ersten drei Überschriftsebenen an und natürlich die dazugehörende Seitenzahl.


Der Weg zum Einfügen eines Inhaltsverzeichnisses in Word


Inhaltsverzeichnis in Microsoft Word anpassen

Wie immer beim automatischen Fertigschmeck: Will man mehr als den Standard, muss man selber Hand anlegen. Passen wir das Inhaltsverzeichnis also an.

  1. Klicken Sie im Register Referenzen wieder auf
  2. Klicken Sie auf Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis.


    Der Menüeintrag für das benutzerdefinierte Inhaltsverzeichnis

  3. Wählen Sie, wie viele Ebenen (1) Sie anzeigen wollen. Word kennt neun Ebenen für Überschriften, welche Sie davon im Inhaltsverzeichnis sehen wollen, stellen Sie hier ein.


    Die Optionen für das Inhaltsverzeichnis in Word

  4. Falls Sie für die Überschriften nicht die vorhandenen Vorlagen verwendet haben, klicken Sie auf Optionen (2).
  5. Hier sehen Sie die verfügbaren Formatvorlagen und können wählen ob und auf welcher Ebene sie im Inhaltsverzeichnis erscheinen sollen. Wählen Sie also im Falle des Falles die Standard-Überschriften ab und tragen bei Ihren Formaten für die Überschriften die Inhaltsverzeichnisebene ein.


    Die Zuordung von Formatvorlagen zu Inhaltsverzeichnisebenen

Ich empfehle die Verwendung der eingebauten Überschrift-Formatvorlagen nachdrücklich. Mit selbst gebauten Überschriftsformaten haben Sie jede Menge Umstände.


Word Inhaltsverzeichnis umgestalten

Die Standardformatierung des Inhaltsverzeichnisses ist nicht passend? Formatieren Sie das Verzeichnis um.

  1. Falls noch nicht geschehen: Zeigen Sie den Aufgabenbereich Formatvorlagen an: Klicken Sie im Register Start rechts unter den Schnellformatvorlagen auf das kleine Pfeilchen. Es erscheint das Fenster mit den Formatvorlagen.


    Das kleine Pfeilchen holt weitere Fenster an die Oberfläche von Word

  2. Schieben Sie das Fenster an den rechten Rand, um es dauerhaft und verankert anzuzeigen.

Die Liste der Formatvorlagen zeigt im Normalfall nur die verwendeten Vorlagen an. Das Inhaltsverzeichnis formatiert sich mit Vorlagen, die Verzeichnis 1, Verzeichnis 2 und so weiter heißen. Diese erscheinen aber erst, wenn Sie schon ein Inhaltsverzeichnis eingefügt haben.


Der verankerte Aufgabenbereich Formatvorlagen mit den Vorlagen für das Inhaltsverzeichnis

  1. Klicken Sie die Formatvorlage mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Ändern. Formatieren Sie nach Geschmack.


Klicken Sie auf Ändern, erscheint das Fenster zum Bearbeiten von Formatvorlagen


Inhaltsverzeichnis aktualisieren

Word holt sich via Formatvorlagen die Information, wo welches Kapitel zu finden ist. Aber diese Informationen werden nicht automatisch aktualisiert. Im Register Referenzen finden Sie neben der Schaltfläche Inhaltsverzeichnis eine weitere mit der Beschriftung Inhaltsverzeichnis aktualisieren.


Die Schaltfläche zum Aktualisieren des Inhaltsverzeichnisses in Word

Aktualisieren Sie nicht nur die Seitenzahlen, sondern das ganze Verzeichnis, falls Sie irgendwo noch etwas an den Überschriften verändert haben.


Das gesamte Inhaltsverzeichnis aktualisieren übernimmt auch Textänderungen

Eigentlich sollte Word vor dem Drucken automatisch das Inhaltsverzeichnis aktualisieren, aber das ist leider nicht immer der Fall. Eine von Hand angestoßene Aktualisierung schadet nicht.

 

So und nun viel Erfolg mit dem automatischen Inhaltsverzeichnissen in Word.

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